Categoría: Gestión de despacho

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¿Cómo organizar y estudiar el expediente (carpeta física) del asunto?

17.07.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

Una de las tareas insoslayables de todo abogado es el estudio del expediente del caso, o lo que es lo mismo, el examen del conjunto de información documental que comprende todos los aspectos de interés para llevar a cabo adecuadamente su intervención profesional.

Normalmente, la documentación del expediente proviene de la entrega realizada por el cliente o recibida de los juzgados u otros organismos públicos o privados tras petición realizada con autorización de aquél, por lo que dicha documentación comprenderá documentos privados, públicos, cartas, correos electrónicos, fotos, peritajes, etc.

Del estudio de este expediente dependerá indudablemente la solvencia y seguridad con la que el abogado afrontará las diversas fases que jalonarán el caso (estrategia, negociación, defensa en sala, et.), por lo que es fundamental, y será objeto de este post, establecer algunas reglas de organización y estrategia, a modo de consejos, para que el posterior proceso de estudio sea lo más eficaz posible.

A continuación, trataremos los siguientes aspectos:

1º.- Organización interna del expediente.

Lo primero que hemos de hacer es examinar todos los documentos y, tal y como si hiciéramos inventario, dividir el expediente en partes, pues bien se aviene la clasificación de los mismos cuando suelen ser de distinta naturaleza.

Martinez Val nos aconseja la siguiente:

a)      Documentación conteniendo conversaciones, consultas, conferencias telefónicas con sus respectivas fechas.

b)      Correspondencia y comunicaciones relativas a gestiones y tramitación, pero no de fondo (que no sean prueba documental). Aquí se incluiría la documentación judicial de la causa o el pleito (sin perjuicio de reproducir algunos de sus documentos en otros grupos).

c)       Ramo de documentos que se aportarán como prueba documental en juicio (en este podrían incluirse los dictámenes y pericias, aunque Martínez establece un grupo diferente para éstos).

d)      Ramo de testigos, con notas y observaciones sobre los mismos (personalidad, antecedentes, etc.)

e)      Ramo de textos legales, jurisprudenciales y legales, que podría a su vez subdividirse en varios grupos asociados a los puntos de derecho controvertido (Martínez del Val separa aquí dos ramos, el de textos legales y doctrina y el de jurisprudencia, aunque nosotros nos hemos permitido incluirlos en uno).

Si bien las nuevas tecnologías pueden apoyarnos para almacenar y clasificar la información expuesta, lo cierto es que el soporte físico propuesto es de enorme utilidad para el manejo del caso, todo sin perjuicio de su reproducción en el correspondiente programa de gestión al que podrán incorporarse los documentos de cada grupo.

2º.- Orden cronológico.

A la hora de examinar la documentación, como afirma Martineau, el abogado debe convertirse en el historiador del litigio, por lo que es esencial que reclasifique toda la información por orden cronológico, pues a través de las fechas podremos verificar si el expediente está completo o falta alguno al que se hace referencia en un documento posterior.

Por otro lado, el orden cronológico es el orden más apropiado para la mejor comprensión y entendimiento del caso.

3º.- Adecuada gestión del tiempo.

Uno de los grandes defectos de los abogados reside en realizar un examen superficial del expediente. Acosados por la falta de tiempo, nos limitamos a ir directamente a lo que consideramos más importante según nuestra intuición. Sin embargo, qué duda cabe que nuestra profesionalidad nos obliga a realizar un estudio profundo del expediente, por lo que tendremos que disponer de tiempo para su estudio, y que mejor para ello que emplear las herramientas y método que nos proporcionan las técnicas de gestión del tiempo.

4º. Examen minucioso.

La meticulosidad es una cualidad intrínseca de todo abogado, y como tal, debe manifestarse en el análisis de la documentación que conforma el expediente, descomponiendo el todo en sus partes y alcanzando una comprensión absoluta del litigio y de aquellos elementos favorables o perjudiciales a nuestra defensa. Caer, en la superficialidad del examen es, como decíamos un verdadero desatino.

5º.- Duda sistemática y modestia en el análisis.

Como nuevamente nos indica Martineau, duda sistemática para realizar el análisis cuestionando todas las certezas del litigio, lo que nos ayudará a solicitar aclaraciones, informaciones, etc.  para la mejor preparación del caso, y modestia intelectual para examinar el expediente dejando a un lado las tentaciones de nuestra experiencia, lo que nos facilitará una lectura imparcial de las actuaciones y una neutralidad indispensable para el examen inicial de la documentación. De lo contrario, si nos dejamos llevar por nuestra percepción previa del asunto alcanzaremos un análisis reduccionista y parcial que hemos de reservar para una fase posterior de la defensa.

En definitiva, un buen comienzo a la hora de organizar y dirigir nuestra atención al expediente será garantía de una actuación impecable, pues empleando el símil de un peregrino, difícilmente podrá llegar a su destino, si no se detiene y dedica tiempo  para organizar con realismo el que será su avituallamiento.

 

 

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¿Qué criterios podemos emplear los abogados para fijar la cuantía de los honorarios?

29.05.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Sin comentarios

Como es bien conocido, la regulación de los honorarios, y especialmente los criterios que disponen los abogados para minutar, ha sufrido en los últimos veinte años una serie de vicisitudes legislativas y jurisprudenciales que han concluido en una situación en la que prevalece de forma absoluta el principio de libertad de fijación y establecimiento de la cuantía y el régimen de los honorarios (con respeto, en todo caso a las normas deontológicas y sobre competencia desleal).

Esto supone que el abogado podrá fijar sus honorarios libremente y cerrar el correspondiente acuerdo con su cliente, careciendo de cualquier referencia legal o estatutaria para adecuar la determinación de los mismos. Es el mercado el que ahora manda, y a través de éste deberá el abogado fijar sus honorarios. No hay mínimos ni máximos, ni orientación colegial alguna, salvo para los procesos de tasación de costas y reclamaciones de honorarios conforme al artículo 35 de la LEC.

Esta regulación ha llevado al abogado a una situación verdaderamente compleja, pues el abogado carece de un arancel o baremo siquiera de referencia, situación que podemos trasladar igualmente al cliente del despacho, que desconoce completamente cuales son los honorarios que el abogado puede cobrarle por sus servicios.

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¿Un abogado que planifica sus tareas? ¡Pero si no hay tiempo!

10.04.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Sin comentarios

No, no penséis que el título es una llamada en tono de humor; al contrario, esta frase me la comentó un compañero hace poco cuando le expliqué lo bien que me iba gracias a una planificación exhaustiva de mi trabajo. Y, ciertamente, tras pensarlo detenidamente, a su comentario no le faltaba razón, pues son muchos los abogados que, perdidos en la jungla de las variopintas actividades que desarrollamos, se ven impedidos de hacer un receso y dedicar algo de tiempo a planificar y organizar sus tareas.

Básicamente, planificar es organizar de forma anticipada las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo, de modo que dispongamos de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. Centrados en el corto plazo de la jornada, suele emplearse una lista de tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta lista nos permite apuntar todas las que vamos a realizar durante la jornada, tachar las que vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes[1].

Los beneficios de la planificación son numerosos:

–          Nos ayuda a evitar la postergación de decisiones.

–          Aumenta nuestra productividad y rendimiento.

–          Dispara nuestra creatividad.

–          Aumenta nuestras energías físicas y mentales.

–          Constituye un ahorro de tiempo.

–          Al cumplir con las tareas se genera una sensación de éxito y avance, o lo que es lo mismo: pura motivación.

–          Ayuda a superar indecisiones.

–          Hacemos lo que tenemos que hacer y no otra cosa.

–          Evitamos la ansiedad por la posibilidad de que alguna tarea pendiente sigua oculta y salte de forma imprevista.

El proceso de planificación es sencillo, pues solo requiere disponer de cinco o diez minutos de la jornada (concretamente al final de la jornada o al comienzo de la misma) y proceder a listar todas las tareas que tenemos previsto realizar durante la jornada (naturalmente con un criterio temporal razonable y dejando un espacio para los imprevistos). Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorización, debemos comenzar siempre por las tareas de más alta prioridad, si bien es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas.

En cuanto a los inconvenientes de la programación, ciertamente no encuentro ninguno, pues aquel que afirma (como mi amigo) que no tiene tiempo de planificar, se está engañando, pues todos tenemos diez minutos para dedicarnos a esta sencilla tarea que solo requiere bolígrafo y una hoja de papel y una firma voluntad de re-negociar con uno mismo. Pero es que, aunque solo puedas listar una o dos cosas, el mero ejercicio de programación supone un acto de concienciación muy importante que nos permitirá poner algo de orden en el caos que nos rodea, todo ello sin perjuicio de los beneficios antes citados.

Y concluyo con una de las reglas más importantes de la eficacia personal: la regla del 10/90, que afirma que el primer 10 por ciento que ocupamos planificando y organizando el trabajo, antes de empezar, nos va a permitir ahorrar hasta el 90 % del tiempo que ocuparíamos en hacer el trabajo una vez que lo hayamos empezado.

 

 

[1] Si quieres leer un post con un ejemplo práctico de planificación de la jornada diaria de un abogado, te invito a que visites el siguiente post: http://oscarleon.es/como-planificar-la-jornada-diaria-de-un-abogado-lo-imposible-hecho-posible/

 

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Dividir la tarea, una estrategia para mejorar la eficacia del abogado.

3.04.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Sin comentarios

En su libro ¡Tráguese ese sapo!, 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional, Brian Tracy nos explica cómo logró atravesar el corazón del desierto del Sahara, el Tanezrouft, ubicado en Argelia. El desierto, con una extensión de 800 kilómetros en línea recta (la misma distancia que hay entre Sevilla y Barcelona en línea recta) se había convertido en la tumba de más de 1.300 personas que habían tratado de atravesarlo. Sin árboles, rocas o agua, el desierto constituía una enorme llanura amarilla que se prolongaba hasta el horizonte en todas direcciones.

Los franceses, durante el periodo en que colonizaron dicha zona, y con el fin de contrarrestar la falta de señales en el terreno, habían señalizado las rutas con enormes bidones de color negro situados cada cinco kilómetros (exactamente la distancia hacía el horizonte en que se curva la tierra y que es perceptible por el ojo humano).

Auxiliado por dichos bidones, Brian logró atravesar el desierto, pues siempre tenía a la vista dos bidones, el que acababa de alcanzar y el siguiente. De este modo, siguiendo la dirección indicada por los barriles consiguió cruzar el mayor desierto del mundo.

A partir de dicho ejemplo, nos expone una regla de notable importancia en la gestión del tiempo y en la organización del trabajo: dividir las tareas (especialmente las tareas enormes o abrumadoras), estrategia que parte de la base de que las tareas se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros hasta el siguiente, mediante pequeños pasos que contienen un elemento concreto del trabajo al que hay que asignar un tiempo de ejecución. Por lo tanto, frente a una tarea compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado, bien durante la misma jornada o en jornadas sucesivas.

Para ello, hemos de tomar tres factores:

–          las tareas a realizar,

–          el orden de ejecución de dichas tareas y

–          las fases temporales en las que aquellas deberán llevarse a cabo.

De esta forma, podremos contemplar la tarea como un conjunto interdependiente de acciones que ejecutadas ordenadamente a lo largo del tiempo desembocarán en un resultado y, con ello, lograremos evitar el gran enemigo de la gestión del tiempo: la postergación y abandono de la ejecución de la tarea considerada como unidad imposible de abarcar.

Efectivamente, cuando tenemos la necesidad de realizar una tarea compleja, se produce lo que Brian denomina la “compulsión al cierre” o el deseo de acabar con la tarea cuanto antes, lo que se mitiga mediante el desarrollo de una serie de acciones consecutivas que van reduciendo la misma hasta que el trabajo está concluido. Ello además tiene un efecto psicológico muy beneficioso, pues al ver que la tarea se va reduciendo gracias a nuestra disciplina, actuamos con mayor entusiasmo y motivación, lo cual nos produce una gran satisfacción por el logo obtenido a su conclusión.

Trasladando esta  regla a la actividad del abogado, cualquier tarea, por compleja que sea (preparar una audiencia previa, los interrogatorios o el informe oral del juicio, un proceso de fusión, etc.) es fundamental que dividamos el proyecto en diversas fases etapas en las que asociemos una determinada actividad con un determinado periodo de tiempo, lo que nos permitirá abordarlo con la necesaria concentración, atención y eficacia.

A modo de ejemplo, veamos la preparación de un juicio en vía civil: dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones que se irán sucediendo en el tiempo como, entre otras, el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención. Una adecuada división ordenada de dichas tareas y la asignación de fechas y tiempos adecuados será pues garantía de éxito (en este post encontraréis el desarrollo de la preparación de un juicio por etapas, incluyéndose cronogramas   http://oscarleon.es/como-planificar-una-audiencia-previa-y-el-juicio-sin-sobresaltos-contiene-cronogramas/ ).

Y concluyo con una frase muy apropiada al tema de nuestro post: “Un viaje de mil leguas empieza con un solo paso” Confucio.

 

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Paco Segura Fernández-Arias, un abogado de raza, sigue con nosotros.

28.03.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

Con sólo 47 años, nos dejó un viernes por la noche mientras trabajaba en su despacho cerrando algunos expedientes que habían quedado pendientes tras una jornada agotadora.

Amor por su profesión, entrega y entusiasmo; el mejor soldado que pudiera desear un general en plena batalla…

Hace un rato lo hemos despedido, y el vacío con el que llegué a Madrid, se ha tornado a mi regreso, no sé cómo decirlo, en una pena profunda pero llena de orgullo, pues así me he sentido por haberlo conocido. Ver y escuchar a sus familiares y amigos, cómo lo recordaban, con qué cariñó hablaban de él, ha sido toda una lección de amor…

¡Qué importante es en esta vida ser, como decía Machado, una persona en el buen sentido de la palabra, buena…!

A Paco lo conocí hace cuatro años cuando presentaba un libro en la Librería Cívitas. Una vez concluida la presentación, se abrió el turno de preguntas,…

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Bajo la toga el abogado debe llevar coraza…y un gran corazón

16.03.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

La Abogacía, que no es otra cosa que lo que vivimos y sentimos los abogados, viene representada por múltiples aspectos en los que se encuentran personas, conductas y situaciones que se sucederán a lo largo de nuestra vida profesional… [1]

La sentencia favorable, merecida e inmerecida.
El cliente leal, comprensivo y cumplidor.
El juez que me escucha atento y cordial.
El oficial amable, que me ayuda en mis gestiones.
El testigo honesto, que me dice la verdad.
El perito imparcial.
Y el sincero reconocimiento de nuestro trabajo.
Pero también hallamos en nuestro diario devenir con…
La sentencia desfavorable, sea injusta o merecida.
El cliente desagradecido e insensato.
El juez que me ignora mientras informo.
El oficial desabrido y poco colaborador.
El testigo que miente.
El perito parcial.
Y  la crítica apasionada y ciega a nuestro trabajo.
Y, como no,… Lexnet.

En definitiva, todo lo expuesto representa lo que los abogados vivimos en el día a día, y que, por suerte o por desgracia, tenemos que agradecer, pues nos vamos forjando entre sistemáticas contradicciones, justicia e injusticia; verdad y mentira; alegría y decepción…

Por ello, bajo la toga, que nos hace iguales…

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La hoja de encargo en un abrir y cerrar de ojos (Incluye formulario)

27.02.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

Hoy dedicamos nuestro post a conocer las estipulaciones esenciales de toda hoja de encargo profesional. Para ello, resumiremos brevemente el contenido de las estipulaciones más importantes, información ésta que podéis cotejar con la hoja de encargo que acompañamos a modo de formulario.

Lógicamente, y dada la libertad de forma (y de uso, si bien es muy recomendable), el formulario que acompañamos es una opción de muchas que pueden utilizarse para regular la relación profesional, por lo que podrá ser enriquecida o limitada a criterio del abogado que desee emplearla.
Dicho esto, procedemos a exponer algunas de las estipulaciones más importantes: 

Identificación del abogado: Con ello damos cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 12.1 del CDAE que establece que el abogado identificarse ante la persona a la que asesora y defiende.

Identificación del cliente: Igualmente, con ello damos cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 13.3 del CDAE que obliga al abogado a comprobar la identidad y facultades de quien efectúe el encargo.

Número del expediente del despacho: Muy útil para su archivo y referenciado.

Objeto del encargo: Este apartado estará formado por dos subapartados.

Uno primero, dedicado a los antecedentes del encargo, que recogerá un breve resumen de la información suministrada por el cliente, indispensable para el desarrollo de nuestro servicio. El segundo apartado, denominado Intervención Profesional, se centra en la actividad profesional que el despacho debe realizar para cumplir con el encargo. Nos encontraríamos ante el enfoque técnico del asunto en el que el abogado expondrá al cliente la línea de acción que pretende seguir para alcanzar el éxito de la acción…

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¿En qué consiste la provisión de fondos que solicita el abogado?

10.01.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

La provisión de fondos en el sector de la abogacía viene entendida como la suma económica que solicita el abogado al cliente a cuenta de sus honorarios o de los gastos que vaya a realizar con carácter previo al inicio del trabajo o durante la tramitación del mismo. Normalmente, suele constituir la primera interacción económica real entre abogado y cliente, es decir, la primera ocasión en la que la que el abogado solicita una cantidad a cuenta de sus honorarios y en la que el cliente se manifiesta a través del hecho objetivo del pago de la misma.
La regulación de la misma se encuentra en el Código Deontológico de la Abogacía Española, que en su artículo 17 la aborda en los siguientes términos:

Artículo 17 Provisión de fondos

El Abogado tiene derecho a solicitar y percibir la entrega de cantidades en concepto de fondos a cuenta de los gastos suplidos, o de sus honorarios, tanto con carácter previo como durante la tramitación del asunto.

Su cuantía deberá ser acorde con las previsiones del asunto y el importe estimado de los honorarios definitivos.

La falta de pago de la provisión autorizará a renunciar o condicionar el inicio de las tareas profesionales, o a cesar en ellas.

Dicho precepto contiene tres nociones de enorme interés para el mejor conocimiento de su función:

1º.- Finalidad.

En primer lugar, hemos de reseñar, como ya hemos anticipado, que la provisión de fondos puede tener un doble propósito: servir para el pago de los gastos y suplidos del asunto o retribuir, con carácter de pago a cuenta o de anticipo, la prestación de servicios profesionales. Esta diferencia tiene importantes implicaciones fiscales y contables, pero sobre todo, es fundamental para valorar su importancia como medio al alcance del abogado para obtener y disponer de los medios económicos que le permitan ser parcialmente retribuido o proveído de los importes necesarios para poder acometer los gastos y suplidos del caso encomendado.

Los gastos y suplidos son cantidades que se pagan por cuenta y cargo del cliente, normalmente en ejecución del contrato de arrendamiento de servicios o mandato, y cuyo devengo es frecuente y necesario para la adecuada tramitación del asunto. Normalmente, amparado por lo pactado en la hoja de encargo (que suele establecer la obligación del cliente de atender dichos gastos) el abogado hace una relación de los mismos con su correspondiente cuantificación y requiere a su cliente el pago de dicha suma para atenderlos. En otras ocasiones, aunque con menos frecuencia, el abogado ya ha realizado tales gastos y solicita del cliente su reembolso.

Entre los gastos y suplidos más frecuentes nos encontramos los siguientes:

– Gastos de locomoción
– Pernoctación.
– Dietas por desplazamiento.
– Notas del Registro de la Propiedad o Mercantil.
– Documentación expedida a nombre del cliente y de interés para el caso.
– Pago de honorarios notariales o registrales en cuya gestión ha intervenido el letrado.

2º.- Principios que rigen el establecimiento de la provisión de fondos.

Es segundo término, es muy importante que dichas cuantías, tanto la provisión por honorarios como por gastos, sean acordes con las previsiones realizadas al comienzo de la relación o a través de pactos posteriores, y siempre al amparo de la necesaria transparencia que debe presidir la relación entre cliente-abogado. Igualmente, es recomendable que tanto en la petición como en el recibo que se extienda tras su pago, se consigne con claridad que el importe satisfecho se refiere a uno u otro concepto, lo que evitará males mayores debido a una falta de claridad y, sobre todo, nos permitirá la aplicación de la facultad de imputación recogida en el artículo 1772 del Código Civil.

3º.- Facultad de renuncia al encargo ante la falta de pago de la provisión de fondos.

Por otro lado, señala el precepto, que la falta de pago de la provisión autorizará a renunciar o condicionar el inicio de las tareas profesionales, o a cesar en ellas, matiz muy importante, pues el abogado, en los prolegómenos de la relación profesional, deberá proveerse de la correspondiente estipulación, vía hoja de encargo, que le faculte en tal sentido, de modo que para el caso de realizado el encargo y ante el impago del cliente de la provisión, el abogado pueda no aceptar el caso (ya que estaba condicionada dicha aceptación al pago). Igualmente, en el supuesto de falta de pago de la provisión durante el desarrollo del encargo, el abogado, previa la adopción de las medidas de protección y defensa oportunas, puede renunciar a la continuación del asunto. En cualquier caso, aunque no se hubiera incluido en la hoja de encargo tal previsión, la facultad de renuncia sigue existiendo, aunque, para evitar malentendidos, es conveniente recogerla.

Examinado el precepto, concluimos reseñando algunos aspectos y recomendaciones de interés sobre la provisión de fondos:

Los fondos percibidos como provisión de fondos deberán ingresarse en cuentas separadas, en función del destino de los mismos (pago de honorarios o suplidos), garantizándose con ello la máxima transparencia.

Igualmente, es conveniente la correcta llevanza de los libros de ingresos y de provisiones de fondos y suplidos exigidos por la Agencia Tributaria, pues los órganos de la AEAT entenderán que toda provisión de fondos, en principio, será honorario del abogado. Corresponderá a éste probar lo contrario, mediante la exhibición de dichos libros y la justificación del suplido mediante la correspondiente factura a nombre del cliente. Aquí hemos de llamar la atención sobre la creencia generalizada de que el importe de la provisión de fondos para honorarios no lleva IVA, quedando su determinación pendiente de la liquidación final. Nada más lejos de la realidad, cada provisión de fondos devengada o cobrada (según el sistema que siga el profesional) está gravada con IVA, pues responde al pago de unos honorarios, lógicamente sujetos a dicho impuesto.

Finalmente, para evitar problemas con el pago de las provisiones de fondos, es fundamental que en la hoja de encargo se recoja con absoluta claridad el importe de los honorarios previstos y la forma de pago de las distintas provisiones de fondos. De esta forma se establecerán las sumas que integran cada provisión y las fechas o evento vinculado al pago (determinadas fechas, la celebración de la audiencia previa, el juicio, etc.) y forma en la que tiene que llevarse a cabo el pago efectivo de las mismas. En este punto, mi recomendación es doble:

1º.- Solicitar una provisión inicial elevada (una suma equivalente mínima de un 50 % ó 60 % del importe total del presupuesto) y

2º.- El devengo de los sucesivos pagos de la provisión es mejor vincularlos a fechas concretas que a eventos procesales, toda vez que el retraso en el funcionamiento de nuestra justicia así como la existencia de suspensiones pueden hacer desvanecerse en el túnel del tiempo las opciones de cobro de la provisión.

En definitiva, conocer y gestionar adecuadamente la provisión de fondos es fundamental para el crecimiento profesional de todo abogado.

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Las estipulaciones económicas de la hoja de encargo.

17.10.2016 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

La Hoja de Encargo es el documento por el que el abogado y el cliente materializan la relación contractual de arrendamiento de servicios y, por tanto, el documento en el que se determinan las condiciones esenciales del encargo tales como el objeto de los servicios contratados, su duración, los honorarios y forma de pago, tratamiento de dietas y suplidos, intervención de otros profesionales, etc. No obstante, a nadie escapa que una de las razones claves para la suscripción de la hoja de encargo la constituye la precisa regulación de los aspectos económicos de la relación.

Sobre esta base, hoy, haciendo abstracción del resto del contenido habitual de la hoja de encargo, vamos a destacar (con ejemplos prácticos) aquellas estipulaciones con marcado carácter económico que deben incluirse en toda hoja de encargo.

1.- Honorarios Profesionales: Este puede considerarse el apartado fundamental del presupuesto. A través del mismo, se detallan, conforme a los baremos o criterios seguidos por nuestro despacho, los honorarios profesionales en función tanto de los servicios a prestar (demanda, recurso de apelación, etc.) como de las fases en las que esta prestación se realiza (primera o segunda instancia, etc.).

HONORARIOS PROFESIONALES

 La cantidad que se solicita por esta Firma de Abogados para proceder a aceptar el asunto y asumir la dirección jurídica del mismo  es la siguiente:

 HONORARIOS JUICIO EN PRIMERA INSTANCIA.

 En cuanto a los honorarios de abogado la norma aplicable sería la establecida en la Regla Norma  __ del Baremo Orientador del Despacho partiendo de una base minutable equivalente al valor real de la cuantía del procedimiento judicial, es decir, ______.

Aplicando la escala de minutación de las Normas Orientadoras del despacho la minuta resultante sería de_________.

Total honorarios profesionales de primera instancia: __________

FORMA DE DISTRIBUCIÓN DE LOS HONORARIOS EN PRIMERA INSTANCIA.

 1.- Con el encargo del asunto  (50 %) ………………….____ más IVA

 2.- A los tres meses de la aceptación del presupuesto (25 %)………………….____ más IVA

 3.- A los seis meses de la aceptación del presupuesto ( 25 %)………………….____ más IVA

 HONORARIOS JUICIO SEGUNDA INSTANCIA.

 En cuanto a los honorarios de abogado la norma aplicable sería la establecida en la Regla Norma  __ del Baremo Orientador del despacho (50 % de la cuantía correspondiente a la primera instancia).

 En el caso de que la sentencia sea recurrida por alguna de las partes (segunda instancia en la Audiencia Provincial) el despacho percibirá como honorarios profesionales la cantidad de coincidiendo con la interposición del recurso de apelación.

Total honorarios profesionales de segunda instancia: __________

 2.-Previsión de una posible transacción: Resulta muy interesante incluir una estipulación que incluya el importe de nuestros honorarios para el supuesto de que las partes alcancen una transacción durante el procedimiento. No es de extrañar que tras la demanda y contestación, las partes puedan alcanzar un acuerdo en el que se barajen sumas de dinero. En tal caso, será preciso disponer de una estipulación que regule dicha eventualidad:

PREVISIÓN DE POSIBLE TRANSACCIÓN.

En el supuesto de que el presente procedimiento concluya en cualquiera de sus fases con una transacción por la que se de fin al mismo, el abogado retendrá para sí el importe total de los honorarios ya percibidos con anterioridad a la transacción, más una suma equivalente al X % de la suma final objeto de la transacción.

3.- Costas Judiciales: Dado que es habitual que se facture al cliente una cantidad inferior a la resultante de la aplicación de los Baremos (bien a través de bonificaciones o porque los honorarios del despacho sean inferiores al mismo) es recomendable pactar para el caso de imposición de las costas procesales al contrario, que el importe abonado por el cliente al abogado será recuperado por el cliente con cargo a la liquidación de costas, quedando el exceso de honorarios liquidados a favor del abogado.

 TRATAMIENTO DE LAS COSTAS DEL JUICIO

En el supuesto que el resultado del procedimiento sea favorable al cliente, y la parte contraria resultase condenada al pago de las costas procesales, una vez tasadas estas, ambas partes acuerdan que hecho efectivo el importe de dichas costas (correspondientes a honorarios de letrado), el cliente percibirá con cargo a las mismas el importe que hubiera satisfecho a su abogado en cumplimiento del presente contrato, recuperando por tanto el coste económico realizado en su abogado.  Es cuanto a la suma que exceda desde lo percibido por el cliente con cargo a las costas hasta el importe total tasado, dicho importe corresponderá al abogado en concepto de honorarios profesionales.

A tal efecto, el cliente autoriza al abogado tanto para que cobre directamente el importe de las costas una vez tasadas (importe que recibirá el tratamiento de fondos de cliente) como para que se haga con cargo a dichos fondos autopago de los honorarios señalados en el párrafo precedente, obligándose a entregar el importe restante al cliente.

4.- Suplidos: En nuestro presupuesto no debe faltar una regulación de los suplidos (especialmente en aquellos casos que sabemos que el desplazamiento y la pernoctación serán probables). De no hacerse constar dicha prevención, difícilmente serán satisfechos cuando se soliciten.

DIETAS Y SUPLIDOS

En caso de que fuera necesario incurrir en algún gasto o efectuar algún desplazamiento a más de 25 kilómetros de la ciudad de ____ mientras se prestan nuestros servicios, dichos gastos (transporte, estancia, gastos, etc.) deberán ser reembolsados por el cliente de acuerdo con el gasto efectuado (informando previamente para que pueda decidir si incurre en ellos o no). Sin embargo, cuando sea necesario, nuestra firma prefiere que en relación a transporte y estancia sea el propio cliente quien efectúe las reservas y proporcione los billetes.

Los gastos correspondientes a otros profesionales (procuradores, peritos, notarios, etc.) y cualquier gasto que exceda de la intervención del profesional y sea necesario para el desenvolvimiento del caso y realizado con la autorización del cliente, será con cargo a éste.

5.- Autorización para imputación de pagos:Acorde con lo dispuesto en el artículo 20.2 del CDAE, el abogado solo podrá detraer sus honorarios de las sumas de dinero del cliente que estén en su posesión cuando conste consentimiento expreso del cliente. Por ello, es fundamental disponer de una estipulación que autorice dicha detracción.

 IMPUTACIÓN DE PAGOS

 El cliente autoriza al Letrado a aplicar las cantidades que perciba en concepto de provisión de fondos, o de terceros por cuenta o en interés del cliente por cualquier concepto al pago de la minuta procedente de éste u otros encargos profesionales, o a provisión de fondos para honorarios y suplidos de éste u otros encargos profesionales, todo ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del CDAE)

 6.- Petición de aceptación y primer pago de honorarios: El presupuesto concluye con una petición formal de que se proceda al pago de la provisión para inicial la relación contractual. A tal efecto se le indicará la suma exacta de los honorarios (IVA incluido) que debe ser satisfecha al despacho para considerarse aprobado el presupuesto y con el fin de facilitar el pago debemos indicar una cuenta corriente del despacho. Para concluir, deberá solicitarse la aceptación expresa del presupuesto mediante su firma y envío al despacho.

En consecuencia, caso de aceptarse el presupuesto, rogamos nos lo envíen debidamente firmado por fax o correo electrónico. Igualmente, para comenzar con nuestra intervención profesional, rogamos ingresen en la cuenta abajo indicada el importe de ______ (IVA incluido)  por encargo del asunto.

 Como conclusión, hemos de significar la importancia de estas estipulaciones en todas las hojas de encargo que suscribamos. En la medida en que regulemos todos los posibles supuestos económicos menos incidencias tendremos en esta área tan delicada.

 

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Gestión del tiempo para abogados: Algunas recomendaciones…(incluye herramienta)

5.09.2016 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

Aprovechando los días previos al comienzo del “curso” he repasado algunos libros de gestión del tiempo, y la verdad es que todos ofrecen consejos muy interesantes para el abogado, pues en un trabajo como el nuestro, que requiere de mucha organización y disciplina, cualquier ayuda para gestionar mejor nuestro tiempo debe ser bienvenido.

Dándole vueltas a algunas de estas recomendaciones, he decidido hacer un post muy sencillo que nos ayude a concienciarnos de la importancia de estas técnicas de gestión del tiempo y que, a su vez, pueda facilitarnos una autoevaluación diaria, semanal o mensual sobre el cumplimiento de estas reglas. Su manejo es sencillo: al final de la jornada, semana o mes haz un control favorable o desfavorable sobre aquellas recomendaciones que te hayas propuesto aplicar (no tienen que ser todas), y verás cómo te vas familiarizando con las mismas y con su importancia hasta que llega un momento que las has incorporado a tu práctica.

Sin más preámbulos, os paso está herramienta que espero os pueda echar un cable en este proceloso mundo de la gestión del tiempo del abogado.

 

CHECK LIST GESTION DEL TIEMPO DEL ABOGADO                                                                         

RECOMENDACIONES  CUMPLIDO   PENDIENTE
Ten claros tus objetivos, por escrito y en un lugar visible.
Consigue una buena agenda y empléala constantemente
Planifica al comienzo de la jornada.
Al planificar, asigna tiempos a las actividades diarias.
Para actividades que exijan concentración, asigna marcos horarios tranquilos; para actividades rutinarias, asigna horarios más movidos.
Asigna tiempos (entre ½ y 1 hora) para imprevistos
Acota tiempos para responder a correos, llamadas, etc
Acota tiempos para gestionar a tus redes sociales.
Divide los trabajos en fases durante varias jornadas en periodos máximos de 1 hora y media (descanso recomendado, 5 minutos cada 20)
Ten siempre la mesa ordenada.
Cuando no quieras ser interrumpido cierra la puerta, cuando no te importe, déjala abierta (y que entiendan estos signos)
Si sales fuera del despacho, llévate tareas para los tiempos muertos.
No aplaces las tareas que tengas que hacer, empieza por fases y verás cómo funciona.
Aprende a decir no a los ladrones del tiempo.
Autoevalúate cada día, y comprueba si has cumplido con las reglas anteriores.

 

Concluir señalando que podéis profundizar más en esta materia a través de estos dos post publicados en mi blog: http://oscarleon.es/las-diez-herramientas-practicas-para-la-gestion-del-tiempo/ y http://www.legaltoday.com/blogs/gestion-del-despacho/blog-manual-interno-de-gestion/actuar-con-tiempo-en-lugar-de-a-tiempo-diez-consejos-para-la-gestion-del-tiempo

¡¡Suerte!!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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