¿Cómo organizar y estudiar el expediente (carpeta física) del asunto?

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17.07.2017 Categoría: Blog, Gestión de despacho Comentarios

Una de las tareas insoslayables de todo abogado es el estudio del expediente del caso, o lo que es lo mismo, el examen del conjunto de información documental que comprende todos los aspectos de interés para llevar a cabo adecuadamente su intervención profesional.

Normalmente, la documentación del expediente proviene de la entrega realizada por el cliente o recibida de los juzgados u otros organismos públicos o privados tras petición realizada con autorización de aquél, por lo que dicha documentación comprenderá documentos privados, públicos, cartas, correos electrónicos, fotos, peritajes, etc.

Del estudio de este expediente dependerá indudablemente la solvencia y seguridad con la que el abogado afrontará las diversas fases que jalonarán el caso (estrategia, negociación, defensa en sala, et.), por lo que es fundamental, y será objeto de este post, establecer algunas reglas de organización y estrategia, a modo de consejos, para que el posterior proceso de estudio sea lo más eficaz posible.

A continuación, trataremos los siguientes aspectos:

1º.- Organización interna del expediente.

Lo primero que hemos de hacer es examinar todos los documentos y, tal y como si hiciéramos inventario, dividir el expediente en partes, pues bien se aviene la clasificación de los mismos cuando suelen ser de distinta naturaleza.

Martinez Val nos aconseja la siguiente:

a)      Documentación conteniendo conversaciones, consultas, conferencias telefónicas con sus respectivas fechas.

b)      Correspondencia y comunicaciones relativas a gestiones y tramitación, pero no de fondo (que no sean prueba documental). Aquí se incluiría la documentación judicial de la causa o el pleito (sin perjuicio de reproducir algunos de sus documentos en otros grupos).

c)       Ramo de documentos que se aportarán como prueba documental en juicio (en este podrían incluirse los dictámenes y pericias, aunque Martínez establece un grupo diferente para éstos).

d)      Ramo de testigos, con notas y observaciones sobre los mismos (personalidad, antecedentes, etc.)

e)      Ramo de textos legales, jurisprudenciales y legales, que podría a su vez subdividirse en varios grupos asociados a los puntos de derecho controvertido (Martínez del Val separa aquí dos ramos, el de textos legales y doctrina y el de jurisprudencia, aunque nosotros nos hemos permitido incluirlos en uno).

Si bien las nuevas tecnologías pueden apoyarnos para almacenar y clasificar la información expuesta, lo cierto es que el soporte físico propuesto es de enorme utilidad para el manejo del caso, todo sin perjuicio de su reproducción en el correspondiente programa de gestión al que podrán incorporarse los documentos de cada grupo.

2º.- Orden cronológico.

A la hora de examinar la documentación, como afirma Martineau, el abogado debe convertirse en el historiador del litigio, por lo que es esencial que reclasifique toda la información por orden cronológico, pues a través de las fechas podremos verificar si el expediente está completo o falta alguno al que se hace referencia en un documento posterior.

Por otro lado, el orden cronológico es el orden más apropiado para la mejor comprensión y entendimiento del caso.

3º.- Adecuada gestión del tiempo.

Uno de los grandes defectos de los abogados reside en realizar un examen superficial del expediente. Acosados por la falta de tiempo, nos limitamos a ir directamente a lo que consideramos más importante según nuestra intuición. Sin embargo, qué duda cabe que nuestra profesionalidad nos obliga a realizar un estudio profundo del expediente, por lo que tendremos que disponer de tiempo para su estudio, y que mejor para ello que emplear las herramientas y método que nos proporcionan las técnicas de gestión del tiempo.

4º. Examen minucioso.

La meticulosidad es una cualidad intrínseca de todo abogado, y como tal, debe manifestarse en el análisis de la documentación que conforma el expediente, descomponiendo el todo en sus partes y alcanzando una comprensión absoluta del litigio y de aquellos elementos favorables o perjudiciales a nuestra defensa. Caer, en la superficialidad del examen es, como decíamos un verdadero desatino.

5º.- Duda sistemática y modestia en el análisis.

Como nuevamente nos indica Martineau, duda sistemática para realizar el análisis cuestionando todas las certezas del litigio, lo que nos ayudará a solicitar aclaraciones, informaciones, etc.  para la mejor preparación del caso, y modestia intelectual para examinar el expediente dejando a un lado las tentaciones de nuestra experiencia, lo que nos facilitará una lectura imparcial de las actuaciones y una neutralidad indispensable para el examen inicial de la documentación. De lo contrario, si nos dejamos llevar por nuestra percepción previa del asunto alcanzaremos un análisis reduccionista y parcial que hemos de reservar para una fase posterior de la defensa.

En definitiva, un buen comienzo a la hora de organizar y dirigir nuestra atención al expediente será garantía de una actuación impecable, pues empleando el símil de un peregrino, difícilmente podrá llegar a su destino, si no se detiene y dedica tiempo  para organizar con realismo el que será su avituallamiento.

 

 

7 Comments

  1. Frank Palacios
  2. José Luis García
  3. Jaime
    • Óscar León

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