¿Cómo planificar la jornada diaria de un abogado? (lo imposible hecho posible)

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17.10.2014 Categoría: Uncategorized 1 Comentario
Óscar León: Presentación de Mi Blog

Si tuviera ocho horas para cortar un árbol, dedicaría siete a afilar el hacha” Abraham Lincoln

Una de las grandes dificultades de nuestra profesión es la falta de tiempo para estudiar, debiendo entenderse por “estudiar” tanto las actividades relacionadas con la preparación técnica de nuestros casos como la imprescindible actualización de nuestros conocimientos en las materias jurídicas (novedades legislativas, doctrinales, etc…)

La razón de dicho problema es sencilla, puesto que a ningún abogado escapa que la complejidad de nuestra actividad impide que podamos centrarnos como quisiéramos en el estudio propiamente dicho. Dicha complejidad se manifiesta tanto en la heterogeneidad y volumen de asuntos que llevamos como en la necesidad que tiene el abogado de desarrollar su trabajo en diversos escenarios.

Para dar respuesta a la pregunta que nos hemos planteado, el objeto de este post tratará de analizar una realidad que afecta a todos los abogados: la armonización del tiempo de la jornada de trabajo con el flujo de tareas.

Para ello, proponemos un simple ejercicio que tiene mucho de gestión del tiempo y planificación y cuyo objeto es concienciarnos sobre las tareas que desarrollamos habitualmente y en qué medida dichas tareas pueden completarse en los tiempos que disponemos. Vamos con ello:

1º.- Identificación de tareas de la jornada: Si echamos una mirada a nuestros seis últimos meses, observamos que las tareas que comprenden nuestra jornada de trabajo tienen un patrón de contenidos muy similar. A modo de ejemplo, dichas tareas podrían ser las siguientes:

• Estudio de asuntos: Preparación de los casos en el despacho, estudiando materias jurídicas o leyendo o redactando escritos procesales.
• Atención a clientes: Contactos con los clientes bien mediante visitas de éstos al despacho o desplazamientos a sus establecimientos.
• Organización interna: Tareas destinadas a examinar escritos judiciales, administrativos, etc… y tomar decisiones respecto a los mismos (archivarlos, anotar una futura tarea, vencimientos, etc…). También se incluye el chequeo de correspondencia diaria.
• Salidas a Juzgados, Administración, Notarías: Asistencia a organismos públicos o privados para cumplir con nuestras tareas (asistencia a audiencias previas, juicios, comparecencias, otorgamientos de escrituras, gestiones en la administración, etc…). También se incluyen las asistencias a Consejos de Administración, Juntas de Socios y similares.
• Charla con nuestros compañeros: Charla informal en el despacho.
• Reuniones: Participación en reuniones de trabajo establecidas por el despacho para diversos fines.

2º.- Actividades excepcionales: Una vez que disponemos del detalle de las tareas habituales, es conveniente detallar aquellas tareas que, no siendo habituales, se producen con cierta reiteración (formación, artículos, etc…)

3º.- Priorización de tareas: Una vez disponemos de las tareas habituales, debemos de priorizar entre las distintas tareas, es decir, establecer un orden de más a menos importancia, para, de algún modo, disponer de unos criterios de organización. aproximados que nos permitan ordenar nuestra jornada.

En nuestro caso, la priorización podría ser la siguiente: 1º.- Estudio de asuntos. 2º.- Salidas a Juzgados, Administración, Notarías. 3º.- Atención a clientes. 4º.- Reuniones. 5º.-Organización interna.6º.- Charla con nuestros compañeros

4º.- La Jornada Patrón: A la vista de la priorización de las tareas, ya podemos establecer nuestra jornada patrón, que no es más que la distribución de las tareas durante el tiempo que comprende nuestra jornada diaria.

Dicho esto, se procede a la distribución de las tareas entre la jornada, de forma que se adjudique a cada tarea un tiempo determinado y específico acorde a nuestras necesidades. Por ejemplo, en nuestro caso quedaría de la siguiente forma en una jornada de 8,30 hs:

• 1º.- Estudio de asuntos………. 3,30 hs (preferiblemente primeras horas)
• 2º.- Salidas a Juzgados, Administración, Notarías……… 2 hs
• 3º.- Atención a clientes…….. 1 hs
• 4º.- Reuniones……………. 0,30 hs
• 5º.-Organización interna…….. 0,30 hs (preferiblemente a última hora)
• 6º.- Charla con nuestros compañeros……..0,30 hs
• 7º.- Imprevistos…………..0,30 hs

Lógicamente, estamos ante una jornada “modelo”, que no tiene porque cumplirse ni producirse tal y como se ha diseñado. Incluso algunos tiempos pueden estar excesivamente comprimidos. No obstante, lo interesante de la cuestión es que nos posiciona y conciencia sobre las actividades que tenemos que tratar para ser eficaces y productivos y adaptarlas mínimamente al horario del que disponemos.

5º.- Reglas de funcionamiento: Establecida la jornada patrón, debemos fijar unas reglas de funcionamiento para hacerla más adaptable a la realidad de cada día:

• Si alguna de las actividades no se produce durante la jornada (por ejemplo, salida a juzgados, etc…,) es conveniente disponer de una actividad que la sustituya y absorba dicho tiempo.

• Cuando se vaya a producir una acción excepcional (clases de inglés, formación, etc…) deberemos de decidir con antelación que tarea de la jornada es la que se va a sustituir por la tarea excepcional.

• Si una tarea lleva más tiempo del previsto, es conveniente reducir los tiempos del resto de las actividades previstas de forma proporcional al tiempo perdido. Imaginemos el caso de una visita que dura más de una hora.

• Deberá planificarse la jornada al menos el día anterior.

• Finalmente, es conveniente hacer un control diario y mensualmente (o incluso antes) y hacer una revisión de la distribución de jornada y sus incidencias para comprobar lo acertado de nuestras previsiones y, en su caso, mejorar el sistema.

Concluyendo, el ejercicio anterior puede que nos parezca de imposible ejecución, al menos con una cierta estabilidad en el tiempo. Sin embargo, el mero hecho de realizarlo, nos permite escaparnos momentáneamente de la locura que impregna nuestras jornadas y nos ayudará a comprobar que existe una realidad que puede dividirse y estructurarse en beneficio de una mayor eficacia y productividad.

La palabra es…organización.

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