Dividir la tarea, una estrategia para mejorar la eficacia del abogado.

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En su libro ¡Tráguese ese sapo!, 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional, Brian Tracy nos explica cómo logró atravesar el corazón del desierto del Sahara, el Tanezrouft, ubicado en Argelia. El desierto, con una extensión de 800 kilómetros en línea recta (la misma distancia que hay entre Sevilla y Barcelona en línea recta) se había convertido en la tumba de más de 1.300 personas que habían tratado de atravesarlo. Sin árboles, rocas o agua, el desierto constituía una enorme llanura amarilla que se prolongaba hasta el horizonte en todas direcciones.

Los franceses, durante el periodo en que colonizaron dicha zona, y con el fin de contrarrestar la falta de señales en el terreno, habían señalizado las rutas con enormes bidones de color negro situados cada cinco kilómetros (exactamente la distancia hacía el horizonte en que se curva la tierra y que es perceptible por el ojo humano).

Auxiliado por dichos bidones, Brian logró atravesar el desierto, pues siempre tenía a la vista dos bidones, el que acababa de alcanzar y el siguiente. De este modo, siguiendo la dirección indicada por los barriles consiguió cruzar el mayor desierto del mundo.

A partir de dicho ejemplo, nos expone una regla de notable importancia en la gestión del tiempo y en la organización del trabajo: dividir las tareas (especialmente las tareas enormes o abrumadoras), estrategia que parte de la base de que las tareas se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros hasta el siguiente, mediante pequeños pasos que contienen un elemento concreto del trabajo al que hay que asignar un tiempo de ejecución. Por lo tanto, frente a una tarea compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado, bien durante la misma jornada o en jornadas sucesivas.

Para ello, hemos de tomar tres factores:

-          las tareas a realizar,

-          el orden de ejecución de dichas tareas y

-          las fases temporales en las que aquellas deberán llevarse a cabo.

De esta forma, podremos contemplar la tarea como un conjunto interdependiente de acciones que ejecutadas ordenadamente a lo largo del tiempo desembocarán en un resultado y, con ello, lograremos evitar el gran enemigo de la gestión del tiempo: la postergación y abandono de la ejecución de la tarea considerada como unidad imposible de abarcar.

Efectivamente, cuando tenemos la necesidad de realizar una tarea compleja, se produce lo que Brian denomina la “compulsión al cierre” o el deseo de acabar con la tarea cuanto antes, lo que se mitiga mediante el desarrollo de una serie de acciones consecutivas que van reduciendo la misma hasta que el trabajo está concluido. Ello además tiene un efecto psicológico muy beneficioso, pues al ver que la tarea se va reduciendo gracias a nuestra disciplina, actuamos con mayor entusiasmo y motivación, lo cual nos produce una gran satisfacción por el logo obtenido a su conclusión.

Trasladando esta  regla a la actividad del abogado, cualquier tarea, por compleja que sea (preparar una audiencia previa, los interrogatorios o el informe oral del juicio, un proceso de fusión, etc.) es fundamental que dividamos el proyecto en diversas fases etapas en las que asociemos una determinada actividad con un determinado periodo de tiempo, lo que nos permitirá abordarlo con la necesaria concentración, atención y eficacia.

A modo de ejemplo, veamos la preparación de un juicio en vía civil: dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones que se irán sucediendo en el tiempo como, entre otras, el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención. Una adecuada división ordenada de dichas tareas y la asignación de fechas y tiempos adecuados será pues garantía de éxito (en este post encontraréis el desarrollo de la preparación de un juicio por etapas, incluyéndose cronogramas   http://oscarleon.es/como-planificar-una-audiencia-previa-y-el-juicio-sin-sobresaltos-contiene-cronogramas/ ).

Y concluyo con una frase muy apropiada al tema de nuestro post: “Un viaje de mil leguas empieza con un solo paso” Confucio.

 

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