• Hola ¿qué tal Sergio?
  • Pues nada Gerardo, liado, como siempre. Con el agua al cuello, pues me vence un recurso mañana y tengo que meterle mano en cuanto llegue al despacho.
  • ¡Anda ya!, ¿mañana?…si tienes toda una eternidad por delante…

Es práctica común que los abogados esperen hasta el último día del plazo procesal o procedimental para la presentación de los escritos. De eso no cabe duda alguna. Este proceder, sorprendente tanto para las personas legas en derecho (especialmente clientes), como otros operadores jurídicos, suele observarse por éstos como una actuación poco profesional y excesivamente arriesgada.

Sin embargo, si hiciéramos una encuesta entre los abogados, la opinión cambiaría radicalmente, pues la gran mayoría opinan que los plazos están para agotarlos, por lo que no hay nada desacertado en presentar los escritos el último día del plazo concedido.

Podría decirse que para un abogado un día más de plazo es algo parecido al paraíso.

No obstante, la cuestión requiere un breve análisis, pues si bien es cierto que agotar los plazos es lo común, es necesario ver las circunstancias que motivan dicho proceder con el fin de reflexionar sobre posibles áreas de mejora en este campo.

Por tanto, atendiendo a las causas por las que el profesional se beneficia o no del último día, podremos distinguir tres situaciones:

1ª.- El abogado deja la tarea[1] para el final por razones de carga de trabajo.

2º.-  Se agota el plazo para revisar al máximo un trabajo realizado durante el plazo concedido.

3º.- El plazo ni siquiera se agota, presentándose la tarea días antes.

El primer supuesto, por el que pasan todos los abogados sin excepción, es aquel en el que el abogado, obligado a atender numerosos asuntos (otros vencimientos, juicios, reuniones, estudio del asunto, etc.), y confiado en la duración del plazo, deja el trabajo para el final, y dedica los últimos días para la conclusión del mismo, agotando así hasta el último minuto. Ciertamente, a pesar de que el trabajo efectivo se demora, en estos casos invariablemente la mente del profesional comienza a elaborar y reelaborar el contenido del escrito desde que apunta el vencimiento del plazo, por lo que al comenzar a escribir, ya tiene gran parte de aquél “trabajado” (y esto lo digo por propia experiencia).

El segundo escenario se caracteriza porque el profesional aprovecha gran parte del plazo concedido para ir trabajando en el escrito y, una vez concluido, emplea los últimos días (incluido el del vencimiento) para revisar y retocar el trabajo.

Finalmente, en tercer supuesto, digamos que “el mirlo blanco”, incluye los casos en los que, a la vista del plazo concedido, el abogado concluye el escrito y lo presenta antes de su vencimiento, una vez revisado.

Ni que decir tiene que a la vista de estos tres escenarios, cualquier abogado “mataría” por encontrarse en los dos últimos, pues la realidad es que, tradicionalmente, nuestro trabajo se ha caracterizado por la concentración diaria de numerosas actividades de diversa naturaleza, todas muy complejas, y con una exigencia de implicación y responsabilidad enorme, lo que hace que, a la vista de un trabajo condicionado por un plazo, procrastinemos la ejecución del mismo hasta los últimos días en los que, una vez realizada la previsión (apuntar en la agenda el vencimiento), presumimos que en esos días la carga de trabajo será otra, cuando en realidad, llegado el término, la situación no suele ser distinta.

Sin embargo, este contexto de trabajo tiene que cambiar, pues, reconozcámoslo, una situación como la expuesta es insostenible en todos los sentidos, pues en realidad puede reflejar graves problemas estructurales vinculados a la una falta de organización del despacho por un exceso en la carga de trabajo, falta de gestión del tiempo, deficiencias en el uso de las tecnologías, etc.

Quizás en otras épocas dicha forma de trabajar se ha sostenido sin problemas, pero en pleno siglo XXI, dominado por un cliente muy exigente y una competencia cada vez más efectiva, estamos obligados a cambiar nuestra forma de hacer las cosas.

Por lo tanto, la aproximación a los modelos de trabajo 2º y 3º requiere del abogado una seria reflexión sobre su forma de trabajar, descubriendo sus fortalezas y debilidades, y a renglón seguido implementar los cambios necesarios para llevar a cabo dicha transición. Y lo más curioso es que, al final, todo se reduce a gestionar adecuadamente nuestros recursos, y muy especialmente el tiempo, empleando herramientas de planificación, priorización, estructuración del trabajo, análisis de la carga de trabajo, opciones de delegación en otros compañeros, y uso de una tecnología que nos facilite la ejecución de tareas tanto sustantivas como de gestión del despacho.

A modo de ejemplo, el proceder adecuado cuando nos llega una contestación a una demanda, consistiría en planificar desde ese instante las diversas actividades que vamos a realizar (lectura de la demanda, reunión con el cliente, examen de documentación, petición de futuras pruebas al cliente, búsqueda de jurisprudencia y doctrina, redacción de la contestación, revisiones, etc.) faseando el trabajo en varios días bloques de tiempo/actividad, todo ello con el fin de concluir un par de días antes con la demanda. Y, por supuesto, que dicha previsión sea realista y encaje con el resto de las actividades diarias.

Muchos despachos ya están empleando la técnica de gestión de proyectos [2]para solventar estas dificultades; mientras tanto, toca reflexionar e ir actuando para acercarnos a un verdadero cambio de paradigma en nuestra forma de trabajar.

Concluyo, haciendo mía la frase del pintor Antonio López, que nos dice que “una obra nunca se acaba, sino que se llega al límite de las propias posibilidades”, pues realmente, si los plazos se ampliaran, seguiríamos agotándolos…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[1] Hablamos de trabajos de cierta extensión como la contestación a una demanda, un recurso de apelación, quedando excluidos escritos en los que el plazo concedido es breve (tres, cinco días, etc.)

[2] Por si quieres familiarizarse con el tema, te adjunto un enlace de un post en el que traté la gestión de proyectos: http://oscarleon.es/puede-el-abogado-gestionar-sus-pleitos-como-proyectos-i/