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Gestión del tiempo para abogados: Algunas recomendaciones…(incluye herramienta)

5.09.2016 Categoría: Gestión, Mi Práctica diaria Comentarios
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Aprovechando los días previos al comienzo del “curso” he repasado algunos libros de gestión del tiempo, y la verdad es que todos ofrecen consejos muy interesantes para el abogado, pues en un trabajo como el nuestro, que requiere de mucha organización y disciplina, cualquier ayuda para gestionar mejor nuestro tiempo debe ser bienvenido.

Dándole vueltas a algunas de estas recomendaciones, he decidido hacer un post muy sencillo que nos ayude a concienciarnos de la importancia de estas técnicas de gestión del tiempo y que, a su vez, pueda facilitarnos una autoevaluación diaria, semanal o mensual sobre el cumplimiento de estas reglas. Su manejo es sencillo: al final de la jornada, semana o mes haz un control favorable o desfavorable sobre aquellas recomendaciones que te hayas propuesto aplicar (no tienen que ser todas), y verás cómo te vas familiarizando con las mismas y con su importancia hasta que llega un momento que las has incorporado a tu práctica.

Sin más preámbulos, os paso está herramienta que espero os pueda echar un cable en este proceloso mundo de la gestión del tiempo del abogado.

 

CHECK LIST GESTION DEL TIEMPO DEL ABOGADO                                                                         

RECOMENDACIONES  CUMPLIDO   PENDIENTE
Ten claros tus objetivos, por escrito y en un lugar visible.
Consigue una buena agenda y empléala constantemente
Planifica al comienzo de la jornada.
Al planificar, asigna tiempos a las actividades diarias.
Para actividades que exijan concentración, asigna marcos horarios tranquilos; para actividades rutinarias, asigna horarios más movidos.
Asigna tiempos (entre ½ y 1 hora) para imprevistos
Acota tiempos para responder a correos, llamadas, etc
Acota tiempos para gestionar a tus redes sociales.
Divide los trabajos en fases durante varias jornadas en periodos máximos de 1 hora y media (descanso recomendado, 5 minutos cada 20)
Ten siempre la mesa ordenada.
Cuando no quieras ser interrumpido cierra la puerta, cuando no te importe, déjala abierta (y que entiendan estos signos)
Si sales fuera del despacho, llévate tareas para los tiempos muertos.
No aplaces las tareas que tengas que hacer, empieza por fases y verás cómo funciona.
Aprende a decir no a los ladrones del tiempo.
Autoevalúate cada día, y comprueba si has cumplido con las reglas anteriores.

 

Concluir señalando que podéis profundizar más en esta materia a través de estos dos post publicados en mi blog: http://oscarleon.es/las-diez-herramientas-practicas-para-la-gestion-del-tiempo/ y http://www.legaltoday.com/blogs/gestion-del-despacho/blog-manual-interno-de-gestion/actuar-con-tiempo-en-lugar-de-a-tiempo-diez-consejos-para-la-gestion-del-tiempo

¡¡Suerte!!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Cómo planificar una audiencia previa y el juicio sin sobresaltos (contiene cronogramas)

21.07.2016 Categoría: Procesal 1 Comentario
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El presente post tiene como objeto trasladar al abogado la importancia de gestionar la preparación de la audiencia previa y el juicio como si de un proyecto se tratase. A tal efecto se adjuntan dos cronogramas que hemos elaborado para proyectar la audiencia previa y el juicio y que esperamos faciliten la labor de preparación de estos actos judiciales.

Sustancialmente, un proyecto es un resultado con el que nos hemos comprometido y que requiere más de una acción para su cumplimiento. Los proyectos se caracterizan por disponer de un objetivo final, una meta hacía la que enfocar nuestro trabajo y una serie de acciones concretas y tangibles a lo largo del tiempo  a través de las cuales nos vamos acercando a nuestro objetivo.  Visto así, qué duda cabe que los abogados estamos proyectando, desarrollando y concluyendo proyectos continuamente. Muchos son los ejemplos que nos pueden auxiliar para comprender esta idea: un encargo del cliente (judicial o extrajudicial), la organización de los expedientes o el archivo; la creación de un proceso de gestión del conocimiento; un plan de marketing, etc., todos absolutamente todos son ejemplos de proyectos.

 

 

Continuar leyendo en LegalToday.com
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Claves para la búsqueda de la excelencia en los despachos de abogados.

13.07.2015 Categoría: Mi Práctica diaria Sin comentarios
Óscar León: Cuando el abogado pierde el juicio: ¡esto está ganado!

Hoy vamos a dedicar el post a los parámetros de organización y gestión que todo despacho de abogados requiere para alcanzar la excelencia en su desempeño. Para el mejor planteamiento del tema, partiremos de dos premisas:

1ª.- Que los despachos de abogados son organizaciones (pequeñas, medianas o grandes), en las que se agrupan un conjunto de profesionales que, con el apoyo de personal interno y colaboradores externos, prestan servicios legales (asesoramiento, mediación y defensa) a sus clientes;

2ª.- Que objetivo de los despachos puede elaborarse desde una triple perspectiva: la prestación del mejor servicio legal al cliente; alcanzar el rendimiento económico que permita la supervivencia y el crecimiento de la organización; y, finalmente, el desarrollo humano de las personas integrantes de los mismos a través de su participación y contribución al proyecto común.

A la vista de las mismas, es indudable que la consecución de los objetivos a los que aspira todo despacho va a requerir no solo de una organización, sino que ésta habrá de gestionarse de forma eficaz, eficiente, ordenada y productiva, pues de nada nos valdrá, por ejemplo, disponer en el despacho de cinco profesionales muy capacitados, capaces de resolver los asuntos más complejos, si la organización en la que se incluyen no sirve de soporte para facilitar el desempeño de estos profesionales.

Por ello, hoy, con un fin meramente reflexivo, vamos a sugerir, desde nuestra perspectiva, lo que debe conseguir todo despacho como paso previo para que los objetivos citados (mejor servicio, rentabilidad y desarrollo personal) puedan ser alcanzados por la organización gracias a una adecuada gestión.

Para establecer estos requisitos me he inspirado en algunas nociones derivadas de los sistemas de calidad de la Norma ISO 9001:2000, y que a mi juicio, constituyen un extraordinario marco de referencia al que los despachos debemos aspirar para construir una organización de éxito. Vamos pues con ellos:

- Unas metas y objetivos claros en la organización.

- Un mejor conocimiento por parte de todos los miembros de la organización de lo que hay que hacer y de cómo hay que hacerlo.

- Un sistema de comunicación entre todos los integrantes de la empresa.

- Una clara comprensión por parte de la organización de cómo satisfacer al cliente.

- Un entorno en el que las responsabilidades estén bien definidas y en el que se fomente la claridad en cuanto a éstas.

- Una organización en la que la forma de hacer las cosas se encuentre normalizada a través de procesos como soporte para el mejor desempeño de los profesionales a la hora de prestar servicios legales.

- Un sistema que permita reajustar la forma de hacer las cosas cuando los resultados no sean satisfactorios.

- Un entorno en el que se promueva la mejora continua como un valor central institucionalizado en busca de la excelencia.

Lógicamente, estos logros no pueden verse como algo inmediato, pues de ser así, muchos compañeros sentirían un vértigo más que justificado. La mejor perspectiva es contemplar estas ideas como el camino, la senda, el recorrido que todos, especialmente los pequeños despachos, tienen que seguir para alcanzar la excelencia. Sin prisa pero sin pausa.

Y ahora, os toca reflexionar ¿Estoy de acuerdo con estas premisas? ¿A qué aspira mi despacho? ¿Coincido en la importancia de estos logros a conseguir para alcanzar los objetivos más importantes? ¿Teniendo en cuenta como es mi despacho, cómo voy a implantar todo esto? ¿Qué sistema he de emplear?…

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¿Estrategia para un pequeño despacho de abogados?

15.06.2015 Categoría: Mi Práctica diaria 1 Comentario
Óscar León: Trucos para una comunicación eficaz: la psicología al servicio del abogado

Teniendo en consideración que el 90 % del conjunto de los despachos de abogados del país está compuesto por pequeños y medianos despachos, hablarles, especialmente a los pequeños, de estrategia y de dirección estratégica, suele resultarles extraño, y ello debido a que sus titulares consideran que con su estructura y recursos materiales y humanos ya tienen bastante con dedicarse a sacar el trabajo diario que los abruma, siendo prácticamente imposible implementar cuestiones de índole estratégica.

Esta convicción, de la que doy fe (pues numerosos compañeros me la han transmitido en cursos y seminarios) es más que razonable atendiendo a las circunstancias que concurren en la actividad profesional de las firmas de pequeñas dimensiones. Sin embargo, a pesar de tales dificultades, los abogados titulares de estos despachos tienen la necesidad y obligación de aceptar el escenario en el que les ha tocado vivir, y, abrazando la incertidumbre, lanzarse de lleno en el mundo de las decisiones estratégicas.

La estrategia puede definirse como la determinación de los objetivos y metas de carácter básico de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos que resultan necesarios para llevar a cabo dichas metas. A.D. Chandler (1962)

Partiendo de dicha definición, estamos hablando por tanto de objetivos, metas, cursos de acción y recursos que confluirán en un mercado competitivo en el que todos nuestros competidores buscan, al igual que nosotros, crear valor, crecimiento, rentabilidad y responsabilidad ante sus integrantes y la sociedad.

Y dicho esto, me pregunto, estemos los abogados integrados en un despacho pequeño, mediano o grande, ¿no estamos todos compitiendo en el mercado de los servicios legales?, ¿no existirán competidores de mi misma dimensión?, ¿no desean dichos competidores crear valor, crecer y obtener rentabilidad…? En definitiva, ¿no desean nuestros competidores (por ejemplo, pequeños despachos) competir con nosotros y superarnos?

Por lo tanto, existe un entorno, un mercado en el que competir, sea cual sea la dimensión del despacho, y que constituye un elemento esencial a tener en cuenta.

Igualmente, los despachos, y permítaseme la expresión, por muy microscópicos que sean, tendrán una realidad interna, con sus debilidades y fortalezas, es decir, con aquello para lo que no están preparados y con lo que saben hacer bien. ¿No es cierto que Juan sabe tratar extraordinariamente a sus clientes? ¿Te has fijado en el que Ramón está preparadísimo en penal? ¿Pedro es algo desorganizado, no? ¿Y qué me dices de Luís?, siempre con el agua al cuello.

En consecuencia, también existe una realidad propia a la que hemos de tomarle el pulso, para, conociendo sus virtudes y defectos, aprovechar y potenciar lo que sabemos hacer bien y desarrollar sus debilidades para ir creciendo.

Entorno y realidad interna; la competencia y nosotros; nuestro despacho y los otros despachos…, elementos ambos que no solo confluyen en nuestra actividad, sino que la condicionan, uno a través del mecanismo de la competitividad y otro a través de las exigencias de crecimiento y mejora interno.

Pues bien, ahí es donde la estrategia juega un papel esencial, tratando de alcanzar una ventaja sostenible en el tiempo mediante una adecuada respuesta al entorno (la competencia), y partiendo del conocimiento de nuestras formalezas y debilidades (nuestra realidad), lo que nos lleva a poder afirmar que los abogados deben plantearse muy seriamente implementar decisiones estratégicas en su actividad, so pena de quedar pronto superados (si no lo están siendo) por sus competidores directos.

Y claro, la cuestión es, ¿Y cómo implemento decisiones estratégicas en mi despacho?

Difícil respuesta, pues yo mismo, al pensar en los pequeños despachos, tengo la tentación de citar el dicho de la pescadilla que se muerde la cola y responder que el muy difícil. Sin embargo, ahí va mi receta, aun a sabiendas de la extrema dificultad que ello conlleva:

1º.- Concienciarse de esta realidad en la que la estrategia constituye un elemento necesario. Simplemente reflexionar.

2º.- Aprender sobre estrategia y dirección estrategia, misión, visión, avalores, objetivos estratégicos, planificación, control, etc…, bien a través de la imprescindible lectura de manuales sobre la materia como asistiendo a cursos y seminarios.

3º.- Designar a uno de los profesionales del despacho para que pueda dedicar parte de su tiempo a estas actividades y tomarlo como una verdadera inversión, primero de supervivencia y posteriormente de crecimiento. La ayuda y apoyo de los compañeros será inexcusable.

4º.- Ir implementando poco a poco, pero de forma planificada, medidas estratégicas que supongan un cambio progresivo en la forma de vivir el despacho, ya no limitado a atender clientes y resolver los encargos, sino dando pequeños pasos en los que todas las áreas del despacho se vean afectadas.

Mi consejo: comencemos con establecer una visión, una misión, nuestros valores y cultura empresarial y, una vez conseguido, diseñar la estrategia (infórmate sobre lo que es un DAFO y atrévete a hacerlo) y ponernos en marcha. Esta actividad representa un extraordinario impulso que supondrá un antes y un después, os lo aseguro, pues a través de este esfuerzo, no quepa duda que estaremos sembrando la semilla de un futuro en el que nuestro despacho será más competitivo tanto externa como internamente.

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Abogado organizado vale por dos.

Óscar León: Presentación de Mi Blog

Hace unos días estuve repasando los post publicados en el blog durante los últimos años con el fin de reorganizar los contenidos.Durante este proceso hubo algo que llamo mi atención en relación con el asunto, siempre presente, de las habilidades de los abogados. Ese algo, que aparecía como denominador común en la mayoría de los temas tratados, no era otro que el asunto de la organización, y más concretamente, la habilidad inexcusable de todo abogado de ser organizado.

Ciertamente, tanto si los posts abordaban expresamente temas de organización como sobre otros aspectos aparentemente ajenos a ella, lo cierto es que – y está fue mi reflexión – toda la actividad vinculada al ejercicio de la abogacía requiere del factor organizacional.

Esta conclusión, que puede resultar muy elemental, debe hacernos reflexionar sobre el papel qué juega la organización en nuestra actividad y muy especialmente como habilidad personal del profesional, sin olvidar lo difícil que es mantener una estabilidad y disciplina en una conducta verdaderamente organizada.

En cuanto al primer punto, ser organizado va a afectar directamente a áreas como la gestión del tiempo, la adecuada planificación, la organización de archivos, todos los aspectos relativos a la preparación de actos judiciales (audiencias, juicios, declaraciones, etc…), las finanzas, y, cómo no, a nuestra productividad, pues si entre los frutos de ser organizado destaca alguno, este es la mayor eficacia y productividad de nuestra actuación. Efectivamente, ¿Podemos imaginar a un abogado que no sepa gestionar y organizar su tiempo? ¿Y a un abogado que no planifique sus visitas, reuniones o, en general, agenda diaria de trabajo? ¿Existirá algún abogado que no repase puntualmente las providencias y resoluciones que acaban diariamente en su mesa? ¿Cómo podrá trabajar un abogado que no sigue ningún criterio de organización para preparar los juicios? ¿Y qué decir de los presupuestos y minutas? ¡Pobre abogado el que se relaje en la minutación y cobro de sus honorarios! Sinceramente, creo que a través de estas preguntas, y sin necesidad de mostrar respuesta alguna, queda clarificada la importancia de la organización en nuestra vida profesional.

Pero quizás, más interesante, si cabe, es el hecho cierto que a veces por circunstancias muy diversas (problemas personales, complejidad de algún asunto que estamos llevando, falta de adopción de medidas organizativas, o incluso una fase de desánimo puntual) nuestra conducta de organización se relaja y vemos como poco a poco, sin prisa pero sin pausa, todo se empieza a complicar convirtiéndonos en víctimas de nuestra propia falta de atención.

Es precisamente en este punto, que he experimentado en más de una ocasión, es donde hay que parar, templar y centrar nuestra atención, sea el estado en el que nos encontremos, con el fin de reflexionar y poner coto inmediatamente a la falta de concentración, creatividad y productividad que se produce en estos momentos.

Por tanto, el abogado no puede permitir dejarse llevar por el caos al que conduce la desorganización, de consecuencias a veces fatales para nuestra profesión; el abogado tiene que superarse, sean las circunstancias que sean, y arbitrar las medidas necesarias para que la organización se mantenga. No hay que complicarse mucho la vida, bastará con delegar, organizar nuestra mesa, repasar algunos documentos, contestar el correo, revisar la agenda o incluso cambiar el mobiliario de sitio; de lo que se trata en estos casos es recuperar la ilusión y la energía sabiendo que todo está de nuevo bajo nuestro control…

No hay otra opción, el abogado tiene que ser organizado. En la medida en que vaya perdiendo esa cualidad o no acceda a la misma, será menos abogado. Es más, pienso que, aunque podamos considerarnos algo desorganizados, poco disciplinados y escasamente autoexigentes en otros aspectos de la vida, el abogado debe hacer todo lo posible por autoformarse en competencias y habilidades relacionadas con la organización. De hacerlo, conseguiremos ser más imaginativos, productivos, centrados en lo importante, dispondremos de más tiempo para nosotros y nuestra familia, podremos asumir nuevas responsabilidades y retos, y, con total seguridad, nos sentiremos más felices y satisfechos.

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