¿Un abogado que planifica sus tareas? ¡Pero si no hay tiempo!

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10.04.2017 Categoría: Gestión, Mi Práctica diaria Sin comentarios
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No, no penséis que el título es una llamada en tono de humor; al contrario, esta frase me la comentó un compañero hace poco cuando le expliqué lo bien que me iba gracias a una planificación exhaustiva de mi trabajo. Y, ciertamente, tras pensarlo detenidamente, a su comentario no le faltaba razón, pues son muchos los abogados que, perdidos en la jungla de las variopintas actividades que desarrollamos, se ven impedidos de hacer un receso y dedicar algo de tiempo a planificar y organizar sus tareas.

Básicamente, planificar es organizar de forma anticipada las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo, de modo que dispongamos de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. Centrados en el corto plazo de la jornada, suele emplearse una lista de tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta lista nos permite apuntar todas las que vamos a realizar durante la jornada, tachar las que vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes[1].

Los beneficios de la planificación son numerosos:

-          Nos ayuda a evitar la postergación de decisiones.

-          Aumenta nuestra productividad y rendimiento.

-          Dispara nuestra creatividad.

-          Aumenta nuestras energías físicas y mentales.

-          Constituye un ahorro de tiempo.

-          Al cumplir con las tareas se genera una sensación de éxito y avance, o lo que es lo mismo: pura motivación.

-          Ayuda a superar indecisiones.

-          Hacemos lo que tenemos que hacer y no otra cosa.

-          Evitamos la ansiedad por la posibilidad de que alguna tarea pendiente sigua oculta y salte de forma imprevista.

El proceso de planificación es sencillo, pues solo requiere disponer de cinco o diez minutos de la jornada (concretamente al final de la jornada o al comienzo de la misma) y proceder a listar todas las tareas que tenemos previsto realizar durante la jornada (naturalmente con un criterio temporal razonable y dejando un espacio para los imprevistos). Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorización, debemos comenzar siempre por las tareas de más alta prioridad, si bien es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas.

En cuanto a los inconvenientes de la programación, ciertamente no encuentro ninguno, pues aquel que afirma (como mi amigo) que no tiene tiempo de planificar, se está engañando, pues todos tenemos diez minutos para dedicarnos a esta sencilla tarea que solo requiere bolígrafo y una hoja de papel y una firma voluntad de re-negociar con uno mismo. Pero es que, aunque solo puedas listar una o dos cosas, el mero ejercicio de programación supone un acto de concienciación muy importante que nos permitirá poner algo de orden en el caos que nos rodea, todo ello sin perjuicio de los beneficios antes citados.

Y concluyo con una de las reglas más importantes de la eficacia personal: la regla del 10/90, que afirma que el primer 10 por ciento que ocupamos planificando y organizando el trabajo, antes de empezar, nos va a permitir ahorrar hasta el 90 % del tiempo que ocuparíamos en hacer el trabajo una vez que lo hayamos empezado.

 

 

[1] Si quieres leer un post con un ejemplo práctico de planificación de la jornada diaria de un abogado, te invito a que visites el siguiente post: http://oscarleon.es/como-planificar-la-jornada-diaria-de-un-abogado-lo-imposible-hecho-posible/

 

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