Pues una vez me he preparado una buena taza de té, me siento a elaborar la lista de tareas de mi jornada diaria, práctica que vengo realizando desde hace años y que no me canso de recomendar a los colegas, pues, como veremos, su eficacia está más que demostrada.
Efectivamente, la planificación través de las denominadas listas de tareas constituye una excelente estrategia para la adecuada gestión del tiempo del abogado, facilitando enormemente el desarrollo de su actividad de forma más eficaz y eficiente.
Básicamente, planificar es organizar de forma anticipada las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo, de modo que dispongamos de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. Si bien todas las modalidades son claves, hoy nos dedicaremos a examinar la planificación en el corto plazo, o lo que es lo mismo, la planificación de la jornada diaria.
Para ello, la planificación sólo requiere de una hoja de papel o digital, en la que iremos indicando a modo de lista, las tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta lista nos permite apuntar todas las que vamos a realizar, tachar las que vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes [1].
Los beneficios de la planificación son numerosos:
– Nos ayuda a evitar la postergación de decisiones.
– Aumenta nuestra productividad y rendimiento.
– Dispara nuestra creatividad.
– Aumenta nuestras energías físicas y mentales.
– Constituye un ahorro de tiempo.
– Al cumplir con las tareas se genera una sensación de éxito y avance, o lo que es lo mismo: pura motivación.
– Ayuda a superar indecisiones.
– Hacemos lo que tenemos que hacer y no otra cosa.
– Evitamos la ansiedad por la posibilidad de que alguna tarea pendiente sigua oculta y salte de forma imprevista.
El proceso de planificación es sencillo, pues sólo requiere disponer de cinco o diez minutos de la jornada (generalmente al comienzo de la misma), y proceder a listar todas las tareas que tengamos previsto realizar durante la jornada (naturalmente con un criterio temporal razonable y dejando un espacio para los imprevistos).
Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorización, debemos comenzar siempre por las tareas de más importancia, si bien es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas.
A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas, partimos de la base de los siguientes principios
- Las primeras horas de la jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentración.
- Un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea
- A las tareas secundarias y auxiliares (organización de documentos, examen de la bandeja de entrada, etc…) conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentración es menor (últimas horas de la jornada, bien sea de mañana como de tarde).
- Contar siempre con un plan de contingencias o planes B para el caso de que se produzcan imprevistos que pueden alterar nuestra organización.
Personalmente, con independencia de listar las tareas a primera hora de la jornada, me gusta llevar siempre encima una hoja de papel o el bloc de notas del móvil, en los que voy escribiendo aquellas tareas que se me van ocurriendo y que debo realizar próximamente, notas que utilizo a modo de recordatorio en el momento de planificar.
En cuanto a los inconvenientes de la programación, ciertamente no encuentro ninguno, pues aquel que afirma que no tiene tiempo de planificar, se está engañando, pues todos tenemos cinco o diez minutos para dedicarnos a esta sencilla tarea que solo requiere bolígrafo y una hoja de papel y una firme voluntad de renegociar con uno mismo. Pero es que, aunque solo puedas listar una o dos cosas, el mero ejercicio de programación supone un acto de concienciación muy importante que nos permitirá poner algo de orden en el caos que nos rodea, todo ello sin perjuicio de los beneficios antes citados.
Y concluyo con una de las reglas más importantes de la eficacia personal: la regla del 10/90, que afirma que el primer 10 por ciento que ocupamos planificando y organizando el trabajo, antes de empezar, nos va a permitir ahorrar hasta el 90 % del tiempo que ocuparíamos en hacer el trabajo una vez que lo hayamos empezado.
[1] Si quieres conocer un ejemplo práctico de planificación de la jornada diaria de un abogado, te invito a que visites el siguiente post: https://oscarleon.es/como-planificar-la-jornada-diaria-de-un-abogado-lo-imposible-hecho-posible/
5 comments
Quizás se corre el riesgo de sentirse 1 robot, que está programado para hacer tareas.
Por otro lado, ¿Qué ocurre si alguna de las tareas asignadas dura (mucho) más/menos de lo previsto en 1 principio?
Hola Alfonso. Bueno, hay que asumir ese riesgo, pero la verdad es que nuestro trabajo sin orden es un caos que puede perjudicar a nuestros clientes e, igualmente, a nosotros, por la responsabilidad que nos puede caer. Además, creo que es fundamental para reducir el estrés diario. Por otro lado, se puede programar solo listando tareas, sin asignar tiempos o prioridades, lo cual lo hace más sencillo. La idea es disponer de un cierto orden. Y eso es bueno.
Totalmente de acuerdo, pero mas que una lista, yo lo que hago es llevar cierto orden fisico de los trabajos, al final lo importante para el ahorro de tiempo es el orden.
Eso si, discrepo en cuanto a realizar primero las tareas que exigen mas concentracion y a ultima hora las livianas. En mi caso me cuesta trabajo arrancar, y no es hasta media mañana que me siento a pleno rendimiento. Prefiero empezar con las tareas livianas, descargar elementos de la lista de tareas pendientes y acabar con lo mas pesado, me concentro mejor y trabajo lo duro sin pensar en la cantidad de tareas que me toca hacer despues.
Cada abogado tenemos nuestras manías o nuestras maneras de trabajar. Las tuyas son muy parecidas a las mías, y como dice Alfonso, a veces parecemos robots siguiendo unas pautas. Pero creo yo que eso te hace ser mejor y estar mas atento a los imprevistos.
Saludos.
Cierto, podemos parecerlo, pero como decía Ortega y Gasset, la técnica es el esfuerzo para ahorrar esfuerzo.