Una de las estipulaciones esenciales de toda hoja de encargo es la relativa a los honorarios profesionales, cláusula que suele incorporar la fijación de los importes por las actuaciones previstas como su forma de pago. Partiendo de esta formulación, hoy nos vamos a detener en este segundo aspecto, facilitando una serie de reglas que nos ayudarán al cobro de los honorarios.
La forma de pago de los honorarios no es más que la combinación de tres aspectos de los honorarios: el precio, la forma de pago propiamente dicha y el tiempo del pago, de modo que lo que nos interesa determinar son los pagos que se realizarán en un determinado tiempo y la forma de hacerlos efectivos.
Vayamos por partes.
En cuanto al precio, dependerá de si se va a pagar todo de una sola vez o en diversas fases temporales o vinculadas a la realización de un hecho o actividad concreta. En todo caso, es esencial que este se cuantifique con claridad, y que en la estipulación se recoja que el total importe quedará satisfecho sea cual sea el procedimiento a seguir (de una vez, por fases, etc.)
Como recomendación en cuanto al precio, es más conveniente que este quede completamente satisfecho antes del juicio en los asuntos procesales y que, de ser posible, el cliente satisfaga una suma elevada con el encargo (entre un 40 y un 50 %), lo que nos dotará de la necesaria provisión de fondos para atender el complejo trabajo que desarrollamos al comienzo del encargo.
Respecto al tiempo de pago caben diversas opciones: por un lado, podemos establecer diversos pagos (provisiones de fondos) vinculados a determinadas fases judiciales (35 % con el encargo, 35 % con la audiencia previa y 30 % una semana antes del juicio); también podemos fijar un calendario de pagos estrictamente temporal (35 % con la firma de la hoja de encargo, 35 % a los tres meses de la firma de la hoja de encargo y 30 % a los seis meses de la firma de la hoja de encargo); en casos de cuota litis, habrá que identificar el momento, hecho o fase precisa del devengo de los honorarios: con la sentencia estimatoria, con el cobro de la indemnización, con la escritura de venta, etc. Veamos un ejemplo básico:
3.1.1. Forma de distribución de los honorarios en primera instancia.
- Con la firma de la hoja de encargo (50 %) _____________ más IVA.
- Tres meses después de la firma de la hoja de encargo (25 %) ____________ más IVA
- Seis meses después de la firma de la hoja de encargo (25 %) ___________ más IVA.
En el caso de que la sentencia sea recurrida por alguna de las partes (segunda instancia en la Audiencia Provincial) el despacho percibirá como honorarios profesionales la cantidad de (100 %) coincidiendo con el encargo para la interposición del recurso de apelación o el escrito de impugnación.
Total honorarios profesionales de segunda instancia ________ más IVA.
Aquí nuestra recomendación se centra en evitar vincular los pagos a fases judiciales (excepto en la apelación, pues el cobro completo se asocia al encargo de la interposición del recurso o impugnación), pues teniendo en cuenta el retraso de las mismas y riesgo de suspensiones, al final puede producirse una total desconexión entre los trabajos y su forma de pago. Quizás el mejor sistema es la vinculación a fases temporales (generalmente meses) y siempre contando con un pago inicial con la firma de la hoja de encargo.
Igualmente, a medida que se vaya devengando el pago de las provisiones segunda, tercera, etc. habrá que enviar una carta-recordatorio con una antelación de una semana a la fecha de pago. En dicha carta, es conveniente indicar el importe total, IVA incluido, por las razones que en breve expondremos.
Finalmente, en cuanto a la forma de pago propiamente dicha, lo más práctico, fácil y cómodo es que el cliente nos pague las provisiones mediante transferencia bancaria a la cuenta del despacho. Abona esta solución el hecho de que no solo los pagos en efectivo están muy limitados a resultas de la aplicación de la Ley de Blanqueo de Capitales, sino que actualmente es un medio cómodo para el cliente (evita su desplazamiento y deja una constancia automática con la propia transferencia) y, además, como veremos a continuación, constituye la prueba de consumación de la contratación de los servicios.
Efectivamente, en nuestro despacho, como estipulación final de la hoja de encargo incluimos el siguiente texto:
En consecuencia, caso de aceptarse la hoja de encargo, rogamos nos la envíen debidamente firmada por fax o correo electrónico. Igualmente, para considerarse el encargo efectuado y aceptado, y por tanto comenzar con nuestra intervención profesional, rogamos ingresen en la cuenta abajo indicada el importe de _____ (IVA incluido) por encargo del asunto.
A la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo.
Conforme,
EL CLIENTE
Obsérvese que a través de este texto ya estamos solicitando al cliente el pago de la primera provisión de fondos que hemos calendarizado anteriormente; por otro lado, estamos advirtiendo al cliente que el pago de dicha provisión es condicionante para la aceptación del encargo (y ello en coherencia con el propio Código deontológico, artículo 17 ); finalmente, es interesante indicar la suma total, IVA incluido, ya que en ocasiones el cliente ante la mención “importe de 100 más IVA “ acaba transfiriendo los 100, con las molestias que esto ocasiona.
En definitiva, centrarse una sola vez en estos detalles nos ayudará a gestionar adecuadamente uno de los elementos claves de la hoja de encargo: los honorarios.